Progetto Arianna - Il ciclo operativo

Il progetto

Il software

Ciclo
completo
Definizione
struttura
Definizione
programmi
Quantificazione
Risorse e Risultati
Registrazione
programmi
Definizione
copertura
Piano
definitivo
Esercizio e
monitoraggio

Il Ciclo Completo

L´applicazione concreta del modello di gestione basato su programmazione e monitoraggio prevede la serie di attività sintetizzate nello schema che segue.

Pianificazione


Esercizio e monitoraggio


Fine esercizio e/o fine progetti e/o fine commesse

É importante notare che alcune di queste attività sono significative solo in fase di preparazione ed avviamento del modello, e a regime si riducono a normale revisione e taratura degli strumenti di riferimento.

Le attività tra parentesi sono quelle abitualmente di competenza della Direzione.
Di seguito sono dettagliate le attività più significative.

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Definizione della struttura funzionale di riferimento

La struttura funzionale di riferimento è indispensabile per identificare il chi fa che cosa nelle fasi di pianificazione e il chi ha fatto cosa nelle fasi di monitoraggio.

Essa è composta, quindi, da due elementi:

Piano dei Centri di Costo/Ricavo

Serve come riferimento per indicare in modo univoco una qualsiasi unità significativa nell´ambito della gestione aziendale, in termini di appartenenza, responsabilità, destinazione, provenienza.
La singola unità è denominata, per convenzione, Centro di Costo/Ricavo, o più semplicemente Centro di Costo.
L´insieme delle unità, organizzate in modo gerarchico in coerenza con l´organigramma funzionale, costituisce il Piano dei Centri di Costo.

Piano delle Voci di Gestione

Serve come riferimento per indicare la natura delle risorse e dei risultati implicati nello svolgimento delle attività pianificate e/o soggette a monitoraggio.

La caratteristica fondamentale del piano è il fatto di essere extracontabile, quindi non vincolato da tempi, frequenze, vincoli civilistici/fiscali.

Nulla osta, peraltro, che ogni voce del piano di gestione possa essere in relazione diretta con una voce contabile, sia essa di budget che di piano dei conti, così come, d´altra parte, può essere in relazione diretta con altri sistemi aziendali.

Di fatto esso è un sistema autonomo, ma con strette interrelazioni con gli altri sistemi specializzati aziendali, e soddisfa necessità gestionali solitamente demandate alla contabilità analitica e alla contabilità per prodotto.

Il Piano è strutturato su due livelli: sintesi e dettaglio

Il livello di sintesi comprende tutte le voci di gestione così come utili ai fini dei reporting direzionali (livello di massima sintesi delle informazioni operative di gestione) Ad ogni voce di sintesi possono essere correlate, ove necessario, più voci di dettaglio. In tal caso la voce di sintesi è, per convenzione, la sommatoria di tutte le voci di dettaglio che ad essa si riferiscono.

Le voci di dettaglio sono organizzate per natura, nei seguenti assiemi convenzionali: Risorse Umane, Beni e Servizi, Macchine e Impianti, Elementi di Struttura, Prodotti, Risultati e obiettivi.

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Definizione e struttura dei programmi

La definizione

Nel contesto Arianna il programma è un insieme di attività svolte per soddisfare un determinato obiettivo.
Le informazioni minime per identificare e descrivere un programma sono: una sigla, una breve descrizione significativa, il centro di costo responsabile, il periodo in cui il programma è attivo ed infine, la natura del programma, se cioè è un presidio o un progetto o una commessa.

La strutturazione

Spesso l´insieme delle attività svolte sotto un determinato progetto o presidio, non può essere tutto raccolto sotto un unico programma.
Nella gran parte dei casi è necessario distinguere gruppi di attività omogenee (per obiettivo, sequenza di processo, frequenza, modalità operativa, ecc.) e per ogni gruppo definire uno specifico programma.

A quale livello di dettaglio scendere per raggruppare le attività svolte in programmi distinti ?

La risposta, indiretta, a questa domanda è molto semplice: dipende dal livello di accuratezza con la quale si intende o è possibile monitorare le attività previste nel programma.

Ricordiamo infatti che il programma non è altro che un piano di riferimento (un preventivo), che servirà come termine di confronto per verificare l´andamento delle attività, in termini di risorse spese e risultati ottenuti (il consuntivo).

Per strutturare il programma si utilizzano quelle che nel contesto sono denominate fasi di programma.
Ciascuna fase ha una sua descrizione, un periodo di riferimento che pur compreso in quello del programma può essere più breve, e un centro di costo responsabile (nel caso di progetti o commesse può essere diverso da quello del programma).

É prevista, sempre per convenzione, la fase zero, denominata Base Programma, con durata pari al programma stesso.
Per programmi semplici, non articolati, può anche essere l´unica, mentre negli altri casi è utile per indicare impieghi di risorse / produzione di risultati non specificatamente attribuibili ad una determinata fase.

Può essere il caso ad esempio di tempo di risorse umane spese in attività generali di coordinamento e/o del consumo distribuito lungo tutto l´arco del programma, di risorse materiali o meglio ancora di utilities quali forza motrice, servizi di telefonia, canoni di noleggio, ecc.

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Quantificazione degli impieghi di risorse e dei risultati attesi

Per completare la programmazione resta da indicare, per ciascun programma, o meglio per ciascuna fase quali sono gli impieghi di risorse previsti, su quale attività e quali sono i risultati attesi.
La base di riferimento da utilizzare per tutto questo è il piano delle voci di gestione.

Per indicare un impiego di risorsa o un risultato atteso utilizziamo la voce di piano di gestione che ne identifica la natura e quindi i valori relativi a quantità, numero di giorni, percentuale di utilizzo, valore.

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Registrazione dei programmi

Tutto quanto illustrato nei paragrafi precedenti viene registrato sul sistema Arianna.

Il sistema prevede tutte le funzioni necessarie sia a registrare le tavole di riferimento (centri di costo, voci di gestione, risorse umane), che i programmi veri propri, organizzati in programma, fase, impieghi previsti e risultati attesi.

Le informazioni registrate diventano quindi disponibili e visibili sia con funzioni interattive su schermo che sotto forma di reports stampati.

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Definizione piano copertura risorse mancanti

Nulla di strano che quanto derivante dai programmi, soprattutto in termini di risorse da impiegare, sia superiore a quanto l´azienda possa mettere in campo.

D´altra parte i programmi sono stati basati sui risultati / targets richiesti dalle strategie di breve e medio periodo e sarà compito della Direzione definire priorità e stabilire i volumi effettivi di risorse impiegabili, predisponendo il piano di copertura finanziaria / operativa per la loro fruizione.

Vale la pena di sottolineare che avendo a disposizione l´insieme di elaborati forniti dal sistema di programmazione, tutte queste attività possono essere condotte con la massima efficienza possibile, quindi in tempi estremamente brevi.

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Piano generale impegni definitivo

Sulla base delle priorità e dei volumi di risorse effettive da impiegare vengono ritoccati i programmi, fino a farli coincidere, in valori globali, a quelli fissati dagli Organi Direttivi.
Le operazioni di correzione vengono tutte effettuate sul sistema informativo, con una o due elaborazioni intermedie di riepilogo per voce di budget.

Le informazioni vengono organizzate su base giornaliera.
Questo significa che un qualsiasi impegno del tipo dal ... al ... viene ripartito (in modo del tutto automatico e trasparente) su un planning generale a base giornaliera.
Quantità e valori vengono quindi divisi per il numero di giorni lavorativi compresi nel periodo.

In altre parole, il sistema si predispone per fornire al sistema di monitoraggio un valore giornaliero di riferimento.

Stesura del budget definitivo

Concluse le operazioni di correzione / taratura dei programmi sulla base dei vincoli dettati dagli Organi Direttivi si produce, il budget economico / finanziario definitivo, in perfetta coerenza con i programmi di dettaglio per ciascuna funzione e ciascun progetto.

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Esercizio e monitoraggio

Tutte quelle illustrate fino al punto precedente sono attività di programmazione.

Fissati gli obiettivi e qualificati e quantificati i risultati attesi, deciso come agire, ossia attraverso quali attività e con quali risorse, sia umane che materiali ed immateriali, non resta che agire, appunto, e raccogliere, nel corso delle azioni, tutte le informazioni più adatte a capire se si sta andando verso la direzione giusta e se quanto pianificato viene man mano rispettato.

Tutto questo è il monitoraggio.

Monitoraggio eventi e registrazione impieghi e risultati

Ricordando che un evento non è altro che un insieme di informazioni che descrivono l´evolversi di una situazione, sia essa programmata o non, è importante definire il come e cosa monitorare.

Come raccogliere le informazioni ? Esistono due possibilità:

Frequenza di rilevazione

Per definizione il monitoraggio è tale solo quando la frequenza di rilevazione è altissima, praticamente continua, come, ad esempio, in un impianto industriale.

Nel caso specifico, il principio è rispettato e si ottengono i massimi vantaggi con una frequenza giornaliera.

Naturalmente questo è non solo possibile, ma comodamente praticabile laddove il monitoraggio è assicurato da funzioni di rilevazione incluse nei sistemi specializzati utilizzati giornalmente.

Per le rilevazioni non automatiche la frequenza deve essere giornaliera nei casi in cui le informazioni sono comunque disponibili di prima mano; ciò permette di distribuire un piccolissimo carico di lavoro in modo regolare, tutti i giorni.

Esistono tuttavia dei casi, come ad esempio informazioni dalla periferia o dall´esterno, che non è materialmente possibile ricevere tutti i giorni.

In questi casi la frequenza è la più alta possibile, compatibilmente con le possibilità di rilevazione.

É importante notare che tra le informazioni che descrivono l´evento è previsto il periodo di competenza; questo permette comunque di distribuire su tutti i giorni del periodo i valori forniti.

Quali informazioni raccogliere

In linea di principio tutte le informazioni disponibili relative a voci di piano di gestione, che, come si ricorda, definiscono sia risultati operativi che risorse impiegate.
Quindi, per ogni evento: voce di gestione, quantità, periodo di competenza, più, in casi specifici ulteriori informazioni di dettaglio.

Oltre a queste è importante raccogliere informazioni sulla avvenuta conclusione di attività programmate.

Organizzazione delle informazioni di monitoraggio

Le informazioni di monitoraggio, quale che sia la fonte e la frequenza di rilevazione, vengono organizzate su base giornaliera.
Questo non significa necessariamente che ogni giorno vengono prodotti tutti gli elaborati previsti o non previsti dal sistema; significa semplicemente che questa base di informazioni è predisposta a fornire informazioni di sintesi a qualsiasi livello di aggregazione temporale superiore, a partire dal singolo giorno.

Utilizzo delle informazioni di monitoraggio

Oltre che alla verifica della rispondenza dei programmi al contesto reale emerso sul campo, sia come risultati ottenuti rispetto quelli attesi, che come risorse pianificate rispetto a quelle effettivamente impiegate, i dati di monitoraggio sono estremamente importanti anche quando non sono raffrontati a dati di pianificazione oppure quando sono ad un livello di dettaglio maggiore rispetto a quelli pianificati, come è il caso dell´esercizio di avviamento e rodaggio del sistema complessivo.

I dati di monitoraggio sono infatti importanti perché servono a costituire la storia delle attività aziendali, come base permanente di informazioni operative, per costruire o revisionare standard di processo e di prodotto, oltre che, naturalmente, per avviare e affinare sempre più lo strumento di programmazione.

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© 2004-2006 Alberto Santoro  -  Ultimo aggiornamento: novembre 2006